Ședința cu părinții. De la teorie la practică și invers

Sursa   http://talentedenazdravani.eu/blog/2015/09/08/sedinta-cu-parintii-teorie-practica/  

Una din sperietorile începutului de an școlar sunt ședințele cu părinții, pentru ambele tabere implicate. Există o mulțime de experiențe, și cred că toată lumea a trecut prin ele, ori de-o parte, ori de cealaltă a catedrei, sau poate în ambele ipostaze. Ce ar trebui să fie, și în ce se transformă de fapt ședințele cu părinții… e o poveste lungă. După ce veți citi cele ce urmează, aș aprecia să adăugați un comentariu cu propria experiență.

Scopul ședinței este acela de stabilire a unui canal de comunicare între „taberele” implicate în educația copilului, căci, să nu uităm, despre asta este vorba. Și pentru atingerea acestuia, avem mai multe etape, de data aceasta discutând din perspectiva cadrului didactic.

1. Planificarea

• Așadar, când comunici data și ora viitorilor participanți, transmite și durata estimativă a ședinței, precum și lista subiectelor ce trebuie atinse/deciziile care trebuie luate.
• În funcție de acestea, pune în ordine logică subiectele ce trebuie dezbătute, înaintea întâlnirii, și neapărat comunică-le celor implicați. Estimează corect timpul necesar pentru fiecare, și durata totală a întâlnirii.
• Stabilește cât poți de clar care este scopul întâlnirii, și obiectivele pe care dorești să le atingi în această întâlnire.
  

  2. Organizarea

• După ce ai stabilit cine participă la întâlnire (comitetul de părinți, toți părinții, permis sau nu accesul copiilor), numește pe cineva care se ocupă de procesul verbal al întâlnirii, și care să urmărească desfășurătorul de timp. Ideal ar fi să existe un moderator al întâlnirii, care să atragă atenția când există derapaje de la subiect, sau încălcarea limitelor stabilite. Dacă ai comunicat acest lucru înainte, poți prelua ușor frâiele, amintind că este politicos să respectăm timpul celorlalți, și agenda întâlnirii.
• Stabilește ora și locul, în funcție de participanți. Da, e plăcut ca programul personal să fie cursiv. Însă important e ca la întâlnire participanții să nu fie frustrați că au făcut concesii șefului să poată pleca mai devreme, că n-au avut cu cine lăsa copilul, sau că au traversat orașul la oră de vârf pentru a ajunge. O oră accesibilă înseamnă și punctualitate, și seriozitate.
• Trimite materiale necesare pentru pregătirea întâlnirii. (Și aici am ca exemplu prelucrarea regulamentului, care se face uneori cu citire publică. Poți trimite pe mail regulamentul, cu mențiunea de „lectură obligatorie”, și la ședință doar semnează că au primit, citit, luat la cunoștință, lucru care se rezolvă în maxim 5 minute. )

3. Conducerea

• Începe întotdeauna la timp, cum a fost anunțat. Este un gest de respect pentru cei care au fost punctuali, și îi încurajează pe întârziați să sosească la timp data viitoare. Comunică din nou agenda întâlnirii, dacă se poate, afișeaz-o pe tablă, și bifează în timp real rezolvarea problemelor.
• Permite-le participanților să propună modificarea agendei, cu subiecte mai „arzătoare”, pentru a nu avea surprize pe parcurs. Această invitație se poate face și în faza de organizare, când pot propune subiectele înainte de începerea ședinței.
• Încurajează comunicarea deschisă, notând soluțiile propuse de fiecare, și luând apoi în comun decizia, prin consens.
• Menține discuția pe cursul stabilit, și nu permite abaterile de la subiect. Dacă problemele sunt importante, notează-le și trece-le pe o agendă viitoare.

4. Încheierea

• Dacă nu se poate ajunge la consens, notează decizia la care s-a ajuns și planifică o nouă întâlnire, pentru a nu irosi inutil timpul acum. S-ar putea ca în acest moment consensul să apară surprinzător.
• Stabilește cine și cum se va face implementarea deciziilor luate acum. Dacă voluntariatul ezită să se instaleze, repartizează atribuțiile, într-un mod corect.
• Deleagă responsabilități și stabilește termene pentru fiecare.
• Stabilește un mod de comunicare pentru evaluarea eficacității deciziilor.
• Cere feedback despre întâlnire.

Cam asta ar fi, la nivel teoretic. Practic, toți avem o experiență mai mult sau mai puțin plăcută cu ședințele, și cred că principalul motiv pentru care acestea nu sunt o experiență constructivă este că de multe ori derapajele de la subiect se lasă cu discuții aprinse. Dacă luăm prima ședință a unei clase, când părinții nu se cunosc între ei, s-au văzut poate un pic la festivitatea de deschidere, este mai greu să „socializezi”. Copiii au acest talent, de a spune Bună, eu sunt Gigel, vrei să fim prieteni? Adulții sunt mai retrași, nu-mi amintesc să se fi întâmplat vreodată așa ceva.

„Cunoștință” adulții fac în momentul în care doamna strigă catalogul, se privesc cu neîncredere și își pun etichete. Ce-aș face… le-aș oferi ecusoane, sau dacă se poate, să se prezinte singuri.

Aș profita la maxim dacă există o modalitate de comunicare electronică. Suntem în epoca telefoanelor inteligente, și puțin probabil să nu aibă acces la internet. Dacă cei care nu au sunt în minoritate, poți stabili cu aceștia o modalitate în care să consulte materialele, venind mai devreme. Așadar, pentru problemele minore, aș folosi din plin tehnica. Google oferă, prin chestionarele online din  Google Docs (anonime sau nu) o modalitate eficientă de culegere a datelor, de consultare a părinților. (Vă recomand și Google Classroom, dacă nu știați de ea.)
Exemplu: vrei să stabilești data și ora ședinței. Chestionarul poate avea două întrebări. Una referitoare la oră (cu maxim trei opțiuni), una referitoare la zi (două, maxim 3). Majoritatea decide. Pot fi introduse, pe același principiu, și hotărâri care se pot lua fără a fi nevoie de timp pierdut inutil, cum ar fi stabilirea fondului clasei, a materialelor ce vor fi folosite. Rezultatele pot fi astfel doar recapitulate la ședință, și validate în procesul verbal. Variantele anonime pot fi folosite pentru a strânge impresiile reale, și a evita discuțiile „pe la colțuri”. Sunt mulți cei care nu îndrăznesc să vorbească, și care cred că ar profita de un astfel de moment pentru a-și spune părerea. Chestionarul poate fi folosit și după ședință, pentru feedback.

Dacă altfel nu se poate, aș folosi o „cutie poștală” și o modalitate de a primi întrebările tuturor și a le răspunde. Aș stabili limitele în comunicare, când și cum pot fi contactată.

Nu am pretenția că am făcut o listă de bune practici. Dar m-aș bucura ca în cele de mai jos să-mi spuneți ce vă place și ce nu la ședințele cu părinții, și să le transformăm în momente în care mergem de plăcere la școală, indiferent de care parte a catedrei ne așezăm.

O să încep eu. Nu-mi plac discuțiile particulare la ședință. S-a dat un test, X a luat atât, Y – jalnic. Problemele, de orice tip ar fi ele, de disciplină sau nu, se discută particular cu fiecare din cei implicați. De aceea există orele de consiliere cu părinții. Indiferent cât insistă părinții (iar unii chiar o fac, au nevoie de aceste „laude” publice), nu trebuie cedat. La ședință nu se dau nume, nu se pune nimeni la zid